Khi nào người sử dụng lao động cần thông báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản?
Chia sẻ
Tại Nhật Bản, "thông báo nhập cư" thường được đưa ra khi có sự thay đổi về tổ chức liên kết/ký hợp đồng (người sử dụng lao động) của người lao động hoặc các thông tin cá nhân quan trọng - và nhiều thông báo trong số này phải được nộp trong vòng 14 ngày.
Các nhà tuyển dụng thường nghe câu "Bạn phải thông báo cho cơ quan nhập cư" và tự hỏi: Những thay đổi nào cần phải nộp đơn, ai là người nộp đơn và hạn chót là khi nào? Hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng này tổng hợp các thông báo phổ biến nhất thường gặp trong hoạt động nhân sự—đặc biệt là đối với những nhân viên có tình trạng cư trú gắn liền với nhà tuyển dụng hoặc tổ chức. Các trang và biểu mẫu Hỏi & Đáp chính thức được Cơ quan Dịch vụ Di trú (ISA) công bố, và nhiều thông báo liên quan đến tổ chức cần được gửi trong vòng 14 ngày kể từ ngày diễn ra sự kiện. (Xem Hỏi & Đáp của ISA: Thông báo cho các tổ chức liên kết .)
Giám sát
Bài viết này được giám sát bởi một người viết văn bản hành chính người Nhật và được viết dành cho các nhà tuyển dụng/đội ngũ nhân sự. Nội dung này bao gồm các liên kết tham khảo chính thức đến các nguồn tài liệu của ISA/MOFA và các mô hình tuân thủ phổ biến được sử dụng trong thực tiễn.
Câu trả lời nhanh dành cho nhà tuyển dụng
Hầu hết các trường hợp "thông báo cho cơ quan nhập cư" không phải liên quan đến làm việc từ xa hay những thay đổi nội bộ nhỏ—mà là về các sự kiện như: (1) từ chức/chấm dứt hợp đồng, (2) gia nhập một chủ lao động mới, (3) thay đổi tên/địa chỉ của chủ lao động, hoặc (4) thay đổi các thông tin nhận dạng quan trọng. Phần Hỏi & Đáp của ISA nêu rõ rằng các thông báo liên quan đến tổ chức (ví dụ: nghỉ việc hoặc gia nhập công ty mới) cần được gửi trong vòng 14 ngày kể từ khi sự kiện xảy ra. ISA: Hỏi đáp về thông báo dành cho các tổ chức liên kết .
Mục lục
"Thông báo cho cơ quan nhập cư" thường có nghĩa là gì?
Trong công việc nhân sự hàng ngày, "thông báo" về vấn đề nhập cư thường tách biệt với đơn xin nhập cư, ví dụ như... Gia hạn (Kéo dài thời gian lưu trú) hoặc Thay đổi tình trạng cư trú . Thông báo thường có dạng như sau: “Một thông tin quan trọng đã thay đổi – hãy thông báo cho ISA trong thời hạn quy định.”
Nguyên nhân phổ biến nhất từ phía người sử dụng lao động: nhân viên nghỉ việc / bị sa thải / chuyển sang làm việc cho công ty mới (tổ chức liên kết thay đổi).
Quan niệm sai lầm phổ biến: “Chúng tôi đã thay đổi hình thức làm việc của họ sang hình thức kết hợp, vì vậy chúng tôi phải thông báo ngay cho cơ quan nhập cư.” (Thông thường không cần thông báo riêng lẻ, nhưng việc ghi chép đầy đủ thông tin sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán về sau.)
Ai là người nộp đơn: Nhân viên, chủ doanh nghiệp hay cả hai?
| Loại thay đổi | Ai là người thường xuyên nộp hồ sơ? | Vì sao nhà tuyển dụng nên quan tâm |
|---|---|---|
| Thay đổi về tổ chức liên kết/ký hợp đồng (nghỉ việc/gia nhập, thay đổi tên/địa chỉ của người sử dụng lao động) | Thường là nhân viên (trong nhiều trường hợp), đôi khi là tổ chức tùy thuộc vào từng lĩnh vực. | Việc nộp hồ sơ muộn/bỏ sót có thể làm phức tạp quá trình gia hạn và tăng rủi ro tuân thủ. |
| Địa chỉ cư trú tại Nhật Bản | Nhân viên (quy trình văn phòng thành phố cũng tham gia) | Danh sách kiểm tra quy trình tuyển dụng/nghỉ việc của bộ phận nhân sự nên bao gồm các lời nhắc về thủ tục. |
| Hồ sơ chương trình Lao động lành nghề chuyên biệt (SSW) | Chủ sử dụng lao động / tổ chức tiếp nhận (và/hoặc tổ chức hỗ trợ đã đăng ký) | SSW có các nghĩa vụ báo cáo thường xuyên rõ ràng đối với các tổ chức. |
Lưu ý: Trách nhiệm nộp hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào loại trạng thái và loại sự kiện. Hãy sử dụng các trang chính thức của ISA trong phần tham khảo để xác nhận mẫu đơn/thủ tục chính xác cho trường hợp của bạn.
Các sự kiện liên quan đến tổ chức (Những yếu tố kích hoạt nhân sự phổ biến nhất)
Nếu tình trạng cư trú của nhân viên gắn liền với người sử dụng lao động/trường học hoặc “tổ chức liên kết”, các sự kiện sau đây thường kích hoạt thông báo. Phần Hỏi & Đáp của ISA nêu rõ rằng những giấy tờ này thường phải được nộp trong vòng 14 ngày kể từ khi sự kiện xảy ra (ví dụ: rời công ty hoặc gia nhập công ty mới): ISA: Hỏi đáp về thông báo dành cho các tổ chức liên kết .
Sự kiện 1: Nhân viên rời công ty. Khoản mục có thời gian làm việc 14 ngày cao.
- Sự từ chức
- Chấm dứt
- Hợp đồng kết thúc / không gia hạn
- Cung cấp cho nhân viên một tài liệu ghi rõ ngày kết thúc hợp đồng (và đảm bảo tính nhất quán trong hồ sơ nhân sự).
- Hãy nhắc họ rằng thông báo về tổ chức liên kết thường là một thủ tục kéo dài 14 ngày (ISA Q&A).
- Đánh dấu xem bước tiếp theo là "gia hạn hay thay đổi tình trạng" nếu họ ở lại Nhật Bản và thay đổi vai trò.
Sự kiện 2: Nhân viên gia nhập công ty mới. Mục có thời gian làm việc 14 ngày cao.
Việc gia nhập một công ty mới có thể kích hoạt thông báo "tổ chức liên kết mới" (thường trong vòng 14 ngày theo ISA Q&A). Thực tiễn quản lý nhân sự: Nhà tuyển dụng mới nên chuẩn bị bản mô tả công việc rõ ràng và các tài liệu đề nghị/hợp đồng, vì đây cũng sẽ là dữ liệu đầu vào cho các thủ tục hồ sơ sau này. Bản tóm tắt tuân thủ quy định của trường đại học (ví dụ) .
Sự kiện 3: Thay đổi tên hoặc địa chỉ của người sử dụng lao động Tài liệu trung bình
Nếu tên công ty, địa chỉ hoặc sự tồn tại của người sử dụng lao động thay đổi, điều này có thể kích hoạt thông báo liên quan đến tổ chức theo khuôn khổ tổ chức liên kết được mô tả bởi ISA. Cùng một nhóm thông báo này bao gồm cả thông báo "tổ chức liên kết thay đổi tên/địa chỉ hoặc ngừng hoạt động" (các ví dụ thường được các trường đại học liệt kê để tuân thủ quy định dành cho cư dân): Ví dụ: Hướng dẫn của Đại học Osaka .
Các thông báo thông thường khác (Bộ phận Nhân sự cần biết)
Địa chỉ cư trú tại Nhật Bản (khi nhận phòng/chuyển đi) Mức độ trung bình Quy trình tiếp nhận/nghỉ việc
Nhiều nhóm nhân sự thêm mục "nhắc nhở về quy trình xử lý địa chỉ" vào danh sách kiểm tra khi tuyển dụng/nghỉ việc đối với nhân viên nước ngoài. Tài liệu của ISA giải thích rằng cư dân trung/dài hạn nên báo cáo nơi cư trú của họ cho văn phòng thành phố trong vòng 14 ngày sau khi quyết định nơi đó: ISA PDF: Các thủ tục quan trọng (địa chỉ cư trú) .
Thay đổi thông tin nhận dạng (tên, quốc tịch, v.v.) Trung bình Hồ sơ nhân viên
Việc thay đổi thông tin nhận dạng cũng có thể yêu cầu báo cáo. Các trường đại học thường tóm tắt rõ ràng các nghĩa vụ này (và danh sách tài liệu) dành cho sinh viên quốc tế: Ví dụ: Hướng dẫn học tập tại Đại học Kobe .
Trường hợp đặc biệt: Thông báo cho chủ sử dụng lao động về Lao động lành nghề chuyên biệt (SSW)
Nếu công ty của bạn sử dụng lao động theo chương trình Lao động lành nghề chuyên biệt , tổ chức tiếp nhận (và/hoặc tổ chức hỗ trợ đã đăng ký) có thể có quyền... các nghĩa vụ báo cáo cụ thể vượt ra ngoài thông báo tiêu chuẩn về “tổ chức liên kết”. ISA công bố một trang riêng dành cho việc nộp hồ sơ/tài liệu và lưu ý rằng quy trình xử lý đã thay đổi theo các cập nhật về hướng dẫn vận hành: ISA: Thông báo SSW (tài liệu) .
Ghi chú của nhà tuyển dụng
Nếu bạn không chắc chắn liệu một nhân viên có thuộc diện hưởng trợ cấp an sinh xã hội (SSW) hay không, hãy xác nhận tình trạng của họ trước – quy trình SSW có thể phức tạp hơn và đòi hỏi sự nhanh chóng hơn đối với người sử dụng lao động.
Cẩm nang dành cho nhà tuyển dụng: Phải làm gì khi có sự thay đổi xảy ra
Danh sách kiểm tra nhân sự (sao chép/dán vào quy trình hoạt động chuẩn của bạn)
- □ Xác định tình trạng cư trú của nhân viên (thẻ cư trú) và xem tình trạng đó có liên quan đến người sử dụng lao động hay không.
- □ Xác định sự kiện kích hoạt (nghỉ việc/gia nhập công ty, thay đổi tên/địa chỉ công ty, chuyển nhà, thay đổi danh tính)
- □ Xác nhận thời hạn dự kiến (nhiều thông báo liên quan đến tổ chức có thời hạn 14 ngày theo ISA Q&A)
- □ Cung cấp các tài liệu nhất quán (thư mời/hợp đồng, mô tả công việc, bằng chứng về ngày kết thúc hợp đồng)
- □ Nếu nhiệm vụ công việc thay đổi đáng kể, hãy đánh giá giữa “gia hạn và thay đổi trạng thái” trước khi nộp hồ sơ lần tiếp theo.
- □ Đối với các trường hợp SSW, hãy tuân theo khuôn khổ báo cáo ISA chuyên dụng.
- □ Lưu giữ “hồ sơ tuân thủ” (ngày tháng, các tài liệu đã ban hành và hướng dẫn đã được cung cấp)
Thực tiễn quản lý nhân sự tốt: “Chúng tôi cấp giấy chứng nhận chấm dứt hợp đồng lao động ghi rõ ngày làm việc cuối cùng và cung cấp một trang nhắc nhở về các thông báo liên quan đến vấn đề nhập cư (kèm theo các liên kết).”
Cách làm rủi ro: “Chúng ta nói với nhân viên rằng ‘đó là việc của họ’ và không lưu giữ bất kỳ hồ sơ nào.” (Điều này thường phản tác dụng trong quá trình gia hạn hợp đồng hoặc kiểm toán.)
Những dấu hiệu cảnh báo tạo ra vấn đề trong quá trình đổi mới/thay đổi
Các kiểu mẫu gây rắc rối : Khắc phục sớm.
- Nhân viên rời/gia nhập công ty và không ai nộp thông báo về tổ chức liên kết đúng thời hạn (ISA Q&A nhấn mạnh thời hạn nộp trong vòng 14 ngày).
- Nhiệm vụ công việc vượt ra ngoài phạm vi phân loại trạng thái hiện tại (chỉ được phát hiện khi gia hạn hợp đồng).
- Các tài liệu không nhất quán (mức lương/chức danh/địa điểm làm việc khác nhau giữa hợp đồng/mô tả công việc/hồ sơ nhân sự)
- Việc báo cáo SSW bị bỏ qua vì công ty cho rằng nó "giống như visa lao động thông thường".
Các chủ đề liên quan
- Sự khác biệt giữa gia hạn visa và thay đổi tình trạng cư trú (Hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng)
- Các giấy tờ cần thiết để gia hạn visa lao động tại Nhật Bản (Danh sách kiểm tra dành cho nhà tuyển dụng)
- Nhân viên nước ngoài có thể làm việc từ xa tại Nhật Bản không? (Hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng)
Nguồn tham khảo chính thức (Liên kết)
- ISA: Thông báo về các tổ chức liên kết/ký hợp đồng (Hỏi đáp)
- ISA PDF: Thông báo liên quan đến Tổ chức ký hợp đồng/Tổ chức liên kết (mẫu đơn)
- ISA PDF: Thông báo của Tổ chức Chấp nhận (mẫu đơn)
- ISA PDF: Các thủ tục quan trọng (bao gồm hướng dẫn về địa chỉ cư trú)
- Thông báo về tổ chức chấp nhận SSW / tổ chức hỗ trợ đã đăng ký
- Bộ Ngoại giao: Thị thực (bao gồm cả khung pháp lý về lưu trú ngắn hạn)
Mẹo: Nếu bạn cần một bản tóm tắt dễ hiểu về các thông báo thay đổi tổ chức phổ biến và thời hạn 14 ngày, Nhiều trường đại học công bố các bản tóm tắt tuân thủ quy định dành cho sinh viên quốc tế (hữu ích cho bộ hồ sơ tuyển dụng của bộ phận nhân sự). Ví dụ: Đại học Osaka .
Câu hỏi thường gặp dành cho nhà tuyển dụng
Khi ai đó thôi việc, người sử dụng lao động hay người lao động phải thông báo cho cơ quan nhập cư?
Trong nhiều trường hợp xác định tình trạng làm việc thông thường, nghĩa vụ được xác định dựa trên thông báo cho “tổ chức liên kết/ký hợp đồng” của người cư trú. Các nhà tuyển dụng vẫn nên hỗ trợ quá trình này bằng cách ban hành các văn bản rõ ràng và nhắc nhở nhân viên về thời hạn. Phần Hỏi & Đáp của ISA nhấn mạnh việc gửi thông báo trong vòng 14 ngày kể từ khi sự kiện xảy ra (ví dụ: rời đi/gia nhập): Hỏi đáp về ISA .
Chúng ta có cần thông báo cho cơ quan nhập cư chỉ vì nhân viên bắt đầu làm việc từ xa không?
Làm việc từ xa thường không phải là một loại thông báo riêng biệt. Vấn đề tuân thủ thực sự là liệu Các hoạt động của nhân viên vẫn phù hợp với Tình trạng cư trú của họ và các giấy tờ có còn nhất quán hay không. Nếu nhiệm vụ thay đổi đáng kể, hãy đánh giá xem có cần thực hiện Thay đổi Tình trạng công việc (Change of Status) trong lần nộp hồ sơ tiếp theo hay không.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bỏ lỡ thời hạn 14 ngày?
Các trang Hỏi & Đáp về ISA thường khuyên nên nộp hồ sơ càng sớm càng tốt, ngay cả khi bạn đã bỏ lỡ thời hạn. Từ góc độ nhà tuyển dụng, việc nộp hồ sơ muộn có thể tạo ra "những câu hỏi phát sinh" trong quá trình gia hạn - vì vậy hãy tích hợp lời nhắc vào danh sách kiểm tra của bộ phận nhân sự. Hỏi đáp về ISA .
Chúng tôi đã thay đổi địa chỉ công ty. Chúng tôi có cần làm gì không?
Việc thay đổi tên/địa chỉ của người sử dụng lao động có thể thuộc khuôn khổ thông báo liên quan đến tổ chức. Hãy xác nhận thông tin với trang web chính thức của ISA và sử dụng mẫu đơn chính xác nếu cần: ISA: Mẫu thông báo (tổ chức liên kết) .
Thông báo SSW có khác nhau không?
Đúng vậy. Các nhà tuyển dụng thuộc diện Lao động lành nghề chuyên biệt (SSW) có thể có thêm các nghĩa vụ báo cáo khác. Hãy truy cập trang nộp hồ sơ dành riêng cho SSW của ISA: ISA: Thông báo SSW .
Lưu ý quan trọng
Bài viết này cung cấp thông tin chung cho người sử dụng lao động và không phải là tư vấn pháp lý. Trách nhiệm nộp hồ sơ và các mẫu đơn cần thiết khác nhau tùy thuộc vào Tình trạng cư trú và loại sự kiện. và quy trình quản lý có thể thay đổi. Luôn luôn xác minh bằng cách sử dụng các tài liệu tham khảo chính thức của ISA/MOFA nêu trên và tham khảo ý kiến chuyên gia có trình độ để được hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp.