1) “Gia hạn visa lao động” tại Nhật Bản nghĩa là gì?

Mặc dù nhiều người thường nói "gia hạn visa", nhưng visa thường được cấp ở ngoài Nhật Bản. Tại Nhật Bản, người nước ngoài thường gia hạn thời gian lưu trú bằng cách gia hạn hợp đồng. Thời hạn lưu trú gắn liền với tình trạng cư trú của họ .

Bài viết này tập trung vào quy trình tiêu chuẩn trong nước: Gia hạn thời gian lưu trú (Đơn xin phép gia hạn thời gian lưu trú).

2) Thời điểm nộp đơn (Lịch trình năm 2025)

Để tránh bị chậm trễ, hãy bắt đầu chuẩn bị ít nhất 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ cư trú. Việc thu thập và xác minh các tài liệu từ phía nhà tuyển dụng có thể mất thời gian.

• Thời điểm sớm nhất thường dùng: Khoảng 3 tháng trước khi hết hạn
• Hạn chót: Trước ngày hết hạn
• Nếu thời hạn lưu trú còn hiệu lực sau khi hết hạn: Có thể được phép tiếp tục lưu trú trong thời gian giới hạn theo quy định nhập cư.

3) Hướng dẫn từng bước: Cách gia hạn visa làm việc

Bước 1: Xác nhận ngày hết hạn

Kiểm tra mục “Thời hạn lưu trú” trên thẻ cư trú của bạn và tự đặt ra thời hạn cuối cùng.

Bước 2: Chuẩn bị mẫu đơn đăng ký

Hãy sử dụng mẫu đơn chính thức “Gia hạn thời gian lưu trú”.

Bước 3: Thu thập các tài liệu hỗ trợ

Các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình trạng cư trú và tình hình việc làm của bạn.

Bước 4: Nộp đơn đăng ký

Nộp hồ sơ cho văn phòng nhập cư có thẩm quyền đối với địa chỉ đăng ký của bạn.

Bước 5: Đáp ứng các yêu cầu bổ sung

Cơ quan nhập cư có thể yêu cầu thêm giấy tờ trong quá trình kiểm tra an ninh—hãy trả lời kịp thời.

Bước 6: Nhận quyết định

Nếu được chấp thuận, hãy hoàn tất thanh toán phí và làm theo hướng dẫn được cung cấp.

4) Các giấy tờ cần thiết (Danh sách kiểm tra dành cho người lao động và người sử dụng lao động)

Các tài liệu thường được yêu cầu

Các tài liệu từ phía nhà tuyển dụng/nhân sự (điển hình)

• Giấy chứng nhận việc làm hoặc hợp đồng lao động
• Mô tả công việc và chi tiết vai trò
• Tài liệu thông tin công ty (tùy thuộc vào từng loại hình)
• Các tài liệu liên quan đến thu nhập và thuế, nếu có.

5) Lệ phí & Thanh toán (2025)

Các khoản phí liên quan đến nhập cư đã được điều chỉnh từ ngày 1 tháng 4 năm 2025. Trong một số trường hợp, chi phí cho các thủ tục trực tuyến (nếu có) có thể khác với chi phí nộp đơn trực tiếp.

Luôn xác nhận lại mức phí và phương thức thanh toán mới nhất cho thủ tục cụ thể của bạn. trước khi thanh toán.

6) Sau khi nộp đơn: Thời gian xử lý và các bước tiếp theo

Thời gian xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào số lượng và loại hồ sơ. Nên gửi hồ sơ sớm và phản hồi nhanh chóng. Việc phản hồi kịp thời cho bất kỳ yêu cầu tài liệu nào có thể giảm thiểu sự chậm trễ.

7) Những lỗi thường gặp gây ra sự chậm trễ

• Áp dụng quá sát hoặc sau ngày hết hạn.
• Thiếu tài liệu phía nhà tuyển dụng
• Mô tả công việc hoặc thông tin vai trò không nhất quán.
• Nhầm lẫn giữa việc cấp visa và gia hạn tình trạng cư trú.

8) Câu hỏi thường gặp

Dành cho các nhà tuyển dụng quản lý nhiều nhân viên nước ngoài