Hướng dẫn gia hạn visa lao động tại Nhật Bản (năm 2025)
Hướng dẫn gia hạn visa lao động tại Nhật Bản (năm 2025)
Hướng dẫn này được viết dành cho nhân viên nước ngoài và các nhóm nhân sự quản lý việc gia hạn visa làm việc tại Nhật Bản. Tại Nhật Bản, thuật ngữ "gia hạn visa lao động" thường dùng để chỉ việc gia hạn visa làm việc. Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú .
Câu trả lời nhanh (những điểm chính)
- Tại Nhật Bản, hầu hết các trường hợp "gia hạn visa lao động" đều được xử lý như là gia hạn thời gian lưu trú. theo tình trạng cư trú hiện tại của bạn.
- Theo nguyên tắc chung, bạn có thể nộp đơn xin gia hạn khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn. (áp dụng cho thời gian lưu trú từ 6 tháng trở lên), và bạn nên nộp đơn trước ngày hết hạn .
- Nếu đơn xin nhập cư của bạn đang chờ xử lý khi thời hạn hiện tại hết hạn, luật nhập cư có thể cho phép bạn... Thời gian lưu trú của bạn sẽ bị giới hạn trong khi hồ sơ của bạn đang được xem xét.
1) “Gia hạn visa lao động” tại Nhật Bản nghĩa là gì?
Mặc dù nhiều người thường nói "gia hạn visa", nhưng visa thường được cấp ở ngoài Nhật Bản. Tại Nhật Bản, người nước ngoài thường gia hạn thời gian lưu trú bằng cách gia hạn hợp đồng. Thời hạn lưu trú gắn liền với tình trạng cư trú của họ .
Bài viết này tập trung vào quy trình tiêu chuẩn trong nước: Gia hạn thời gian lưu trú (Đơn xin phép gia hạn thời gian lưu trú).
2) Thời điểm nộp đơn (Lịch trình năm 2025)
Để tránh bị chậm trễ, hãy bắt đầu chuẩn bị ít nhất 3 tháng trước ngày hết hạn ghi trên thẻ cư trú. Việc thu thập và xác minh các tài liệu từ phía nhà tuyển dụng có thể mất thời gian.
Nguyên tắc chung: Hãy nộp đơn càng sớm càng tốt trong thời gian quy định và đừng đợi đến tuần cuối cùng.
- Thời điểm sớm nhất thường dùng: Khoảng 3 tháng trước khi hết hạn
- Hạn chót: Trước ngày hết hạn
- Nếu thời hạn lưu trú còn hiệu lực sau khi hết hạn: Có thể được phép tiếp tục lưu trú trong thời gian giới hạn theo quy định nhập cư.
3) Hướng dẫn từng bước: Cách gia hạn visa làm việc
Bước 1: Xác nhận ngày hết hạn
Kiểm tra mục “Thời hạn lưu trú” trên thẻ cư trú của bạn và tự đặt ra thời hạn cuối cùng.
Bước 2: Chuẩn bị mẫu đơn đăng ký
Hãy sử dụng mẫu đơn chính thức “Gia hạn thời gian lưu trú”.
Bước 3: Thu thập các tài liệu hỗ trợ
Các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào tình trạng cư trú và tình hình việc làm của bạn.
Bước 4: Nộp đơn đăng ký
Nộp hồ sơ cho văn phòng nhập cư có thẩm quyền đối với địa chỉ đăng ký của bạn.
Bước 5: Đáp ứng các yêu cầu bổ sung
Cơ quan nhập cư có thể yêu cầu thêm giấy tờ trong quá trình kiểm tra an ninh—hãy trả lời kịp thời.
Bước 6: Nhận quyết định
Nếu được chấp thuận, hãy hoàn tất thanh toán phí và làm theo hướng dẫn được cung cấp.
4) Các giấy tờ cần thiết (Danh sách kiểm tra dành cho người lao động và người sử dụng lao động)
Quan trọng: Các yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào tình trạng cư trú và hoàn cảnh cá nhân của bạn. Hãy sử dụng danh sách kiểm tra bên dưới làm khung tham khảo tiêu chuẩn, sau đó xác nhận lại các chi tiết cho danh mục của bạn.
Các tài liệu thường được yêu cầu
| Mục | Ghi chú |
|---|---|
| Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú | Sử dụng định dạng chính thức mới nhất. |
| Thẻ cư trú | Mang theo bản gốc và bản sao nếu được yêu cầu. |
| Hộ chiếu | Mang theo bản gốc và bản sao nếu được yêu cầu. |
| Ảnh chụp | Hãy tuân thủ các yêu cầu về ảnh hồ sơ ứng tuyển. |
Các tài liệu từ phía nhà tuyển dụng/nhân sự (điển hình)
- Giấy chứng nhận việc làm hoặc hợp đồng lao động
- Mô tả công việc và chi tiết vai trò
- Tài liệu thông tin công ty (tùy thuộc vào từng loại hình)
- Các tài liệu liên quan đến thu nhập và thuế, nếu có.
5) Lệ phí & Thanh toán (2025)
Các khoản phí liên quan đến nhập cư đã được điều chỉnh từ ngày 1 tháng 4 năm 2025. Trong một số trường hợp, chi phí cho các thủ tục trực tuyến (nếu có) có thể khác với chi phí nộp đơn trực tiếp.
Luôn xác nhận lại mức phí và phương thức thanh toán mới nhất cho thủ tục cụ thể của bạn. trước khi thanh toán.
6) Sau khi nộp đơn: Thời gian xử lý và các bước tiếp theo
Thời gian xử lý có thể khác nhau tùy thuộc vào số lượng và loại hồ sơ. Nên gửi hồ sơ sớm và phản hồi nhanh chóng. Việc phản hồi kịp thời cho bất kỳ yêu cầu tài liệu nào có thể giảm thiểu sự chậm trễ.
7) Những lỗi thường gặp gây ra sự chậm trễ
- Áp dụng quá sát hoặc sau ngày hết hạn.
- Thiếu tài liệu phía nhà tuyển dụng
- Mô tả công việc hoặc thông tin vai trò không nhất quán.
- Nhầm lẫn giữa việc cấp visa và gia hạn tình trạng cư trú.
8) Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể gia hạn visa làm việc tại Nhật Bản khi nào?
Trong hầu hết các trường hợp, đơn đăng ký được chấp nhận từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn. và phải được nộp trước ngày hết hạn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu visa của tôi hết hạn trong khi đơn xin visa đang chờ xét duyệt?
Tùy thuộc vào từng trường hợp, luật nhập cư có thể cho phép tiếp tục lưu trú trong thời gian có hạn. trong khi đơn đăng ký đang được xem xét.
Tôi nộp đơn xin việc ở đâu?
Hồ sơ xin nhập cư được nộp cho văn phòng nhập cư phụ trách địa chỉ đăng ký của bạn.
Dành cho các nhà tuyển dụng quản lý nhiều nhân viên nước ngoài
Việc quản lý gia hạn visa thủ công có thể tạo ra rủi ro về tuân thủ quy định và gánh nặng hành chính.
VisaSHOGUN giúp các công ty theo dõi ngày hết hạn visa. Tổ chức quy trình gia hạn và duy trì sự tuân thủ nhất quán giữa các nhóm.
→ Tìm hiểu thêm về bảng điều khiển quản lý visa của VisaSHOGUN
Renewing your visa in Japan?
Check the requirements, timing and documents you may need before your current status expires.