Nhân viên nước ngoài có thể làm việc từ xa tại Nhật Bản không? (Hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng)
Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên nước ngoài có thể làm việc từ xa tại Nhật Bản nếu các hoạt động công việc của họ phù hợp với tình trạng cư trú và các giấy tờ chứng minh việc làm/vai trò của họ vẫn nhất quán.
"Làm việc từ xa" không phải là một diện nhập cư riêng biệt ở Nhật Bản. Điều quan trọng là liệu người lao động có đáp ứng các điều kiện đó hay không. Các hoạt động được phép theo Tình trạng cư trú của họ phù hợp với những gì họ thực sự làm — bất kể họ làm việc tại văn phòng, nhà riêng hay không gian làm việc chung. Người sử dụng lao động nên cân nhắc về điều kiện làm việc (những hoạt động nào được phép) và sự tuân thủ (sự phù hợp giữa giấy tờ và thực tế). Bạn có thể xem các danh mục trạng thái chính thức tại đây: ISA: Chỉ số Tình trạng Cư trú .
Giám sát
Bài viết này được giám sát bởi một chuyên viên hành chính người Nhật và được viết dành cho các nhà tuyển dụng/đội ngũ nhân sự, có liên kết tham khảo chính thức đến Bộ Ngoại giao và Cơ quan Quản lý Nhập cư Nhật Bản (ISA).
Câu trả lời nhanh dành cho nhà tuyển dụng
Nếu nhân viên đã có giấy tờ chứng nhận hợp lệ cho phép họ làm việc (ví dụ: giấy tờ chứng nhận công việc thông thường) và nhiệm vụ công việc vẫn không thay đổi , Làm việc từ xa tại Nhật Bản thường khá dễ dàng xét về khía cạnh tuân thủ quy định nhập cư. Rủi ro lớn hơn xuất hiện khi (1) nhân viên đang ở trong tình trạng không cho phép làm việc (ví dụ: lưu trú ngắn hạn), hoặc (2) nhân viên muốn làm việc cho một thực thể nước ngoài mà không có khuôn khổ phù hợp. Đối với lưu trú ngắn hạn, Bộ Ngoại giao mô tả rõ ràng đó là hình thức lưu trú “không bao gồm các hoạt động có thu phí”: Bộ Ngoại giao: Visa (Lưu trú ngắn hạn) .
Mục lục
Điều mà cơ quan nhập cư “quan tâm” (Những điều cơ bản về làm việc từ xa)
Hệ thống nhập cư của Nhật Bản dựa trên hoạt động. Trên thực tế, bộ phận nhân sự nên tập trung vào ba điều sau:
Ba trụ cột của 3 giờ
- 1) Phù hợp hoạt động: Nhiệm vụ của nhân viên có phù hợp với loại hình cư trú của họ không?
- 2) Tính nhất quán về mặt tài liệu: Bản mô tả công việc, hợp đồng, thư của nhà tuyển dụng và thỏa thuận công việc thực tế có khớp nhau không?
- 3) Giấy phép làm việc: Nhân viên có đang trong diện được phép làm việc hay cần thêm giấy phép khác?
Khi người sử dụng lao động mắc sai lầm này, các vấn đề thường phát sinh trong quá trình gia hạn hoặc thay đổi tình trạng cư trú. Các thủ tục chính thức liên quan: ISA: Gia hạn thời gian lưu trú / ISA: Thay đổi tình trạng cư trú .
Sơ đồ tình huống: Bạn thuộc trường hợp làm việc từ xa nào?
| Kịch bản | Ví dụ phổ biến | Mức độ rủi ro nhập cư | Công ty chuyển địa điểm |
|---|---|---|---|
| A. Nhà tuyển dụng có trụ sở tại Nhật Bản | Nhân viên được tuyển dụng tại Nhật Bản, làm việc tại nhà/không gian làm việc chung. | Thấp | Đảm bảo sự đồng bộ giữa nhiệm vụ/tình trạng công việc và lập văn bản về chính sách làm việc từ xa. |
| B. Nhà tuyển dụng nước ngoài | Nhân viên này sống tại Nhật Bản nhưng làm việc cho một công ty nước ngoài. | Trung bình | Kiểm tra xem tình trạng hiện tại có cho phép thiết lập này hay không; xem xét tình trạng phù hợp (ví dụ: khung pháp lý dành cho người làm việc từ xa). |
| C. Lưu trú ngắn hạn | Du lịch/công tác ngắn ngày nhưng "làm việc trực tuyến" để kiếm tiền | Cao | Nên tránh – lưu trú ngắn hạn được mô tả là không bao gồm các hoạt động có thu nhập (MOFA) |
| D. Sinh viên/Người phụ thuộc | Công việc bán thời gian hoặc làm việc tự do/từ xa | Trung bình | Xác nhận sự cho phép tham gia vào hoạt động khác với hoạt động được cho phép. |
Làm việc từ xa cho nhà tuyển dụng có trụ sở tại Nhật Bản (Phổ biến nhất)
Đây là trường hợp “nhân sự” tiêu chuẩn: bạn tuyển dụng người đó tại Nhật Bản, họ có giấy tờ hợp lệ cho phép họ làm việc theo diện chuyên môn, và bạn muốn cho phép làm việc từ xa/kết hợp.
Điều thường khiến điều này trở nên “an toàn” là vấn đề vệ sinh nhân sự kém .
- Giữ nhiệm vụ ổn định: Làm việc từ xa thường ổn nếu các nhiệm vụ cốt lõi của công việc không vượt ra ngoài phạm vi hoạt động cho phép.
- Hãy ghi lại: Thêm các điều khoản làm việc từ xa/kết hợp vào các tài liệu tuyển dụng hoặc chính sách nội bộ (để việc lưu trữ hồ sơ được nhất quán).
- Theo dõi ngày hết hạn: Sử dụng ngày hết hạn của thẻ cư trú như một mục trong lịch tuân thủ.
- Hãy chuẩn bị sẵn sàng để giải thích: Nếu được hỏi, hãy trình bày cách thức giám sát, báo cáo và quản lý thời gian hoạt động từ xa.
Ví dụ (tốt): “Nhiệm vụ của kỹ sư phần mềm vẫn tập trung vào kỹ thuật; địa điểm làm việc là 'văn phòng Tokyo + cho phép làm việc từ xa'.”
Ví dụ (mạo hiểm): “Được tuyển dụng làm kỹ sư nhưng hiện chủ yếu làm công việc bán hàng/tìm kiếm khách hàng + làm việc từ xa trên khắp Nhật Bản.”
Làm việc từ xa cho nhà tuyển dụng nước ngoài trong khi vẫn ở Nhật Bản
Đây là điểm mà người sử dụng lao động và người lao động thường nhầm lẫn: “Nếu công việc được thực hiện trực tuyến và công ty ở nước ngoài thì có sao không?” Rủi ro về vấn đề nhập cư phụ thuộc vào tình trạng cư trú hiện tại của người đó và liệu giấy phép lao động có trả lương trong tình trạng đó có được cấp hay không.
Lưu trú ngắn hạn không phải là "lách luật làm việc từ xa". Nên tránh tối đa.
Bộ Ngoại giao mô tả lưu trú ngắn hạn là hình thức lưu trú “không bao gồm các hoạt động thu phí”: Bộ Ngoại giao: Visa (Lưu trú ngắn hạn) . JETRO cũng nêu rõ rằng người có tư cách khách du lịch tạm thời không được tham gia vào các hoạt động lao động (nhận thù lao): JETRO: Trạng thái khách tham quan tạm thời .
Khung làm việc dành cho người du mục kỹ thuật số (tối đa 6 tháng) Mức độ trung bình Dành cho công việc từ xa ở nước ngoài
Nhật Bản đã giới thiệu lộ trình "Người làm việc từ xa" thuộc diện Hoạt động được chỉ định dành cho những cá nhân muốn làm việc từ xa tại Nhật Bản trong thời gian tối đa sáu tháng. Tổng quan chính thức: Bộ Ngoại giao: Visa chuyên biệt (Người làm việc từ xa) . Trang trạng thái tương ứng ở đây: ISA: Các hoạt động được chỉ định (Người du mục kỹ thuật số) .
Lưu ý dành cho nhà tuyển dụng: Khung chương trình Digital Nomad được thiết kế dành cho những người làm việc cho các tổ chức ở nước ngoài . Nếu công ty của bạn là một nhà tuyển dụng có trụ sở tại Nhật Bản và đang tuyển dụng nhân viên tại Nhật Bản, thông thường bạn sẽ xử lý trường hợp này theo quy định về tình trạng lao động thông thường — chứ không phải theo khuôn khổ này.
Đồ ăn mang đi an toàn cho người sử dụng lao động
Nếu người đó sẽ ở Nhật Bản và làm việc có trả lương, hãy xem đây là vấn đề liên quan đến thủ tục nhập cư: “Trạng thái nào cho phép thiết lập hoạt động này?” — chứ không phải “Vì là hoạt động từ xa nên không tính.”
Sinh viên / Người phụ thuộc / Việc làm thêm: Khi nào cần xin phép
Nhiều nhân viên (hoặc ứng viên) có những vị trí công việc không tự động cho phép họ làm việc, hoặc chỉ cho phép họ làm việc với những hạn chế nhất định. Ví dụ, sinh viên thường cần có sự cho phép riêng trước khi tham gia vào công việc được trả lương: Du học Nhật Bản: Xin phép làm việc bán thời gian .
Xin phép tham gia hoạt động ngoài phương tiện được cho phép. Vui lòng xác nhận trước khi phê duyệt.
Nếu tình trạng hiện tại của nhân viên không cho phép thực hiện hoạt động được trả lương (bao gồm cả một số công việc bán thời gian), Họ có thể cần “Giấy phép tham gia hoạt động khác với hoạt động được cho phép…” Trang hướng dẫn quy trình chính thức: ISA: Giấy phép tham gia các hoạt động khác .
Danh sách kiểm tra dành cho nhà tuyển dụng (Tuân thủ quy định nhân sự)
Danh sách kiểm tra tuân thủ quy định làm việc từ xa (10 mục)
- □ Xác nhận tình trạng cư trú và ngày hết hạn (thẻ cư trú)
- □ Xác nhận các nhiệm vụ chính của vị trí phù hợp với hạng mục trạng thái
- □ Đảm bảo mô tả công việc, hợp đồng và nhiệm vụ thực tế khớp nhau.
- □ Thêm điều khoản hoặc tham chiếu chính sách về hình thức làm việc từ xa/lai (đảm bảo tính nhất quán của tài liệu)
- □ Làm rõ quy trình giám sát/báo cáo và quản lý công việc
- □ Nếu nhiệm vụ thay đổi đáng kể, hãy đánh giá giữa Thay đổi trạng thái và Gia hạn.
- □ Nếu được yêu cầu làm thêm việc ngoài giờ, hãy kiểm tra xem có cần xin phép thêm không.
- □ Nếu có liên quan đến thỏa thuận với chủ lao động nước ngoài, hãy đánh giá lộ trình xác thực phù hợp.
- □ Giữ lại bản sao/hồ sơ để phục vụ kiểm toán (hồ sơ tuân thủ quy định nhân sự)
- □ Bắt đầu lập kế hoạch gia hạn sớm (việc phê duyệt nội bộ cần thời gian)
Những dấu hiệu đáng ngờ dẫn đến việc cần phải xem xét kỹ lưỡng hơn
Các mẫu có rủi ro cao. Cần sửa lỗi trước khi nộp.
- Làm việc từ xa được sử dụng để che giấu vai trò thực tế đã thay đổi chuyên ngành (ví dụ: kỹ sư → nhân viên bán hàng).
- Mô tả công việc không rõ ràng ("các nhiệm vụ khác nhau") và không thể chứng minh sự phù hợp về hoạt động.
- Nhân viên đang lưu trú ngắn hạn nhưng vẫn thực hiện công việc được trả lương (cảnh báo của MOFA/JETRO)
- Công việc ngoài giờ bắt đầu mà không có sự cho phép thích hợp (thủ tục ISA).
- Các giấy tờ có mâu thuẫn (địa điểm làm việc, mức lương, tên/địa chỉ người sử dụng lao động, ngày tháng).
Tài liệu tham khảo chính thức (MOFA/ISA)
- Bộ Ngoại giao: Visa (Lưu trú ngắn hạn không bao gồm các hoạt động thu phí)
- Bộ Ngoại giao: Visa chuyên dụng (Người làm việc từ xa)
- ISA: Chỉ số Tình trạng Cư trú
- ISA: Trạng thái “Khách tạm trú”
- ISA: Các hoạt động được chỉ định (Người làm việc từ xa)
- ISA: Gia hạn thời gian lưu trú
- ISA: Thay đổi tình trạng cư trú
- ISA: Cho phép tham gia vào hoạt động khác với hoạt động được cho phép
Câu hỏi thường gặp dành cho nhà tuyển dụng
Chúng ta có cần thông báo cho cơ quan nhập cư chỉ vì công việc chuyển sang làm việc từ xa không?
Làm việc từ xa không phải là một "danh mục" riêng biệt, nhưng người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng nhiệm vụ công việc vẫn phù hợp với nơi cư trú của nhân viên. và đảm bảo tính nhất quán của các tài liệu. Nếu nhiệm vụ thay đổi đáng kể, hãy xem xét liệu việc thay đổi chức danh có phù hợp hay không: ISA: Thay đổi trạng thái .
Người đang lưu trú ngắn hạn có thể làm việc từ xa cho chủ lao động ở nước ngoài không?
Theo Bộ Ngoại giao, lưu trú ngắn hạn không bao gồm các hoạt động có thu nhập. Nếu đó là công việc được trả lương, hãy xem xét nó như một vấn đề liên quan đến tình trạng nhập cư chứ không phải là "ngoại lệ làm việc từ xa": Bộ Ngoại giao: Visa .
Nếu nhân viên muốn làm việc tự do vào cuối tuần thì sao?
Tùy thuộc vào địa vị và hoạt động của họ, họ có thể cần “Giấy phép tham gia hoạt động không được phép…” Xem quy trình chính thức: ISA: Quyền hạn (Hoạt động khác) .
Tài liệu nào quan trọng nhất giúp tránh rắc rối khi gia hạn?
Bản mô tả công việc rõ ràng, nêu rõ các nhiệm vụ chính và cách chúng phù hợp với cấp bậc chức danh. Sử dụng chỉ mục trạng thái của ISA để đối chiếu các định nghĩa danh mục: ISA: Chỉ số trạng thái .
Lưu ý quan trọng
Bài viết này cung cấp thông tin chung cho nhà tuyển dụng và không phải là tư vấn pháp lý. Việc đánh giá trình độ chuyên môn trong lĩnh vực nhập cư có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, đặc điểm công việc và thông lệ hiện hành. Luôn kiểm tra lại với các tài liệu tham khảo chính thức của MOFA/ISA nêu trên và tham khảo ý kiến chuyên gia có trình độ để được hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp.
Not sure about your specific situation?
Every case is different. A licensed expert will review your situation — free, in English, within 24 hours.