外国人社員の在留管理 社内体制の作り方【HR向け・2026年版】

🏢 HR・労務担当者向け 📋 2026年版 🗂️ 管理体制ガイド
🏛️ 行政書士 監修

出入国在留管理庁の公式情報および実務経験に基づいて作成。最終更新：2026年6月

⚡ TL;DR — このガイドの要点
  • 在留カードの期限切れに気づかず勤務が続くと「不法就労助長罪」になるリスクがある
  • 在留期限の3ヶ月前にはアラートを出す管理台帳が最低限必要
  • 社員自身に自己申告させる仕組みと会社側の定期確認を組み合わせるのが理想
  • 外国人社員が5名以上いる企業は専用の管理台帳と担当者の設定を強く推奨
🚨 在留期限切れの社員を雇用し続けると「不法就労助長罪」

在留カードの有効期限が切れた状態で就労させた場合、会社側も不法就労助長罪（3年以下の懲役または300万円以下の罰金）に問われる可能性があります。「知らなかった」は免責になりません。

1. 管理台帳に記録すべき項目

外国人社員ごとに以下の情報を台帳（ExcelまたはHRシステム）で管理してください。

管理項目 確認タイミング 備考
氏名・国籍 入社時 パスポートの英語表記で統一
在留資格の種類 入社時・変更時 技人国・HSP・特定技能等
在留カード番号 入社時・更新時 在留カードで確認
在留期限（満了日） 入社時・更新時 ⚠️最重要項目
就労制限の有無・内容 入社時 「就労不可」「在留資格の範囲内」等
パスポート有効期限 入社時・更新時 在留期限と別に管理
社会保険加入日 入社時 健保・厚年の記号番号も記録
住所・連絡先 変更時随時 住所変更は14日以内に市区町村届出が必要

2. アラート設計——いつ・誰に・何を通知するか

在留期限の更新申請は期限の3ヶ月前から可能です。以下のアラートスケジュールを参考にしてください。

期限前 アクション 担当
6ヶ月前 本人への更新準備通知・必要書類リスト共有 HR
3ヶ月前 更新申請受付開始。申請スケジュール確認 HR・本人
2ヶ月前 書類収集状況の確認・行政書士への相談検討 HR
1ヶ月前 申請完了の最終確認（特例期間は申請済みであれば継続就労可） HR・本人
期限当日 在留カード更新後の新カード確認・台帳更新 HR
💡 「特例期間」について

在留期限内に更新申請を提出した場合、結果が出るまでの間は従来の在留資格で就労を継続できます（特例期間）。ただし申請が遅れて期限後になった場合は特例期間が適用されません。

3. 会社規模別の推奨体制

外国人社員数 推奨体制 管理ツール
1〜4名 HR担当者1名がExcel台帳で管理 Excel（Googleスプレッドシート可）
5〜20名 HR担当者を専任化。半期ごとの全員確認を実施 Excel＋カレンダーアラート
21名以上 HRシステムへの在留情報組み込みを検討 HRシステム（SmartHR等）

4. 社員自身への自己申告ルールの設定

会社側の管理だけでなく、社員自身に変更事項を申告させるルールを就業規則または雇用契約書に明記することを推奨します。申告すべき変更事項の例：

  • 在留資格・在留期限の変更（更新後）
  • パスポートの更新・変更
  • 住所変更
  • 副業・兼業の開始
  • 本国への長期帰国（30日以上）の予定

5. HR担当者の定期確認リスト（年2回推奨）

  • 全外国人社員の在留カード有効期限を台帳と照合した
  • 6ヶ月以内に期限を迎える社員を特定し、更新準備を開始した
  • 在留資格の種類と担当業務が一致しているか確認した
  • 社会保険の加入状況・保険料の納付状況に問題がないか確認した
  • 住所変更・家族状況の変更が適切に届出されているか確認した
  • パスポートの有効期限が在留期限より後にあるか確認した
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