外国人採用の全体フロー【HR担当者向け・2026年版】
内定〜ビザ取得〜入社まで完全解説
在留資格認定証明書（COE）の審査期間が2024年以降、東京では4〜7ヶ月に長期化しています。「4月入社」に間に合わせるには前年の9〜10月には申請を完了している必要があります。内定後は即日、書類準備を始めてください。
1. 外国人採用の全体像と3つのパターン
外国人社員の採用には、その人の現在地によって手続きが大きく異なります。まず、以下の3パターンのどれに当てはまるか確認してください。
最も時間がかかる（6〜9ヶ月）
2. 採用する外国人に必要なビザの種類
日本の就労ビザは職種・業務内容によって決まります。「どんな仕事をしてもらうか」を明確にしてから、必要な在留資格を確認してください。
| 在留資格 | 対象となる職種・業務 | 主な要件 | 特記事項 |
|---|---|---|---|
| 技術・人文知識・国際業務 （技人国） |
IT・エンジニア・マーケティング・営業・デザイン・財務・通訳・翻訳など | 大学卒業以上または実務経験3〜10年以上 | 最も一般的な就労ビザ。HR担当者が最初に関わるケースが多い |
| 高度専門職 | 技人国と同様だが高度人材ポイント制 | ポイント70点以上（年収・学歴・職歴などで計算） | 5年の在留期間・配偶者就労可・PR短縮など優遇多数 |
| 経営・管理 | 経営者・取締役・管理職（外国人が事業を経営する場合） | 資本金500万円以上・事業所の確保・常勤職員1名以上（2025年10月改正） | 2025年10月の大幅改正に注意。要件が厳格化 |
| 特定技能（1号・2号） | 飲食・建設・介護・農業など14の特定産業分野 | 技能試験+日本語試験合格（1号） | 専門的な試験要件あり。対象業種限定 |
| 企業内転勤 | 外国の親会社・子会社からの社内転勤 | 転勤前に同一会社で1年以上勤務 | グローバル企業の社内異動に使用 |
技人国ビザは「専門的・技術的」な業務が前提です。倉庫内作業・データ入力のみ・清掃・ドライバーなど、専門性が認められない業務での技人国申請は不許可になります。業務内容の専門性を事前に行政書士に確認することをおすすめします。
3. 内定〜入社までの全ステップ（詳細解説）
ここでは最も件数が多い「パターンA：海外在住の外国人を採用する場合」を中心に解説します。COEの申請が必要な、最もステップが多いパターンです。
- 採用者の最終学歴・専攻・職歴を書面で確認
- 担当する業務内容を具体的に言語化（「業務全般」はNG）
- 会社のカテゴリー（上場・源泉徴収1,500万円以上・以下・新設）を確認
- 会社側：登記事項証明書・源泉徴収票法定調書合計表・雇用契約書・職務内容説明書（重要）
- 本人側：学位証明書・成績証明書・職歴証明書（すべて日本語訳付き）
- 写真（縦4cm×横3cm・6ヶ月以内撮影）
- 申請先：会社所在地を管轄する入管
- 申請方法：窓口持参 or 郵送 or 行政書士が代行
- 申請後は受付票（整理番号）を保管する
- 追加書類請求（理由書・補足説明）が届いた場合は2週間以内に提出
- COEが交付されたら、採用候補者に国際郵便で送付
- COEの有効期限は発行日から3ヶ月以内。この期間内にビザを取得・入国する必要がある
- ビザ申請に必要なもの：パスポート・COE・写真・申請書
- 審査期間：通常1〜2週間
- 渡航費用・引越しサポートの有無を事前に確認・調整
- 市区町村窓口での住民登録（入国後14日以内）
- 会社での健康保険・厚生年金の加入手続き
- 雇用保険の加入手続き（公共職業安定所への届出）
- 銀行口座開設サポート（在留カード・パスポートが必要）
- 在留期限を社内データベースで管理（期限の6ヶ月前にアラート設定）
- 転勤・異動・業務内容の変更時は届出が必要かを確認
- 社会保険・住民税の適正な管理（ビザ更新審査に直結）
4. 審査期間の実態【2026年版】
COE申請における審査期間は、入管によって大きく異なります。採用計画を立てる際は、以下の期間を前提にしてください。
2024年以降急増
やや速い傾向
審査は比較的速い
4月1日入社を目指す場合：
・前年9月30日：COE申請完了が必要
・前年8月末：書類収集・作成完了
・前年8月初旬：内定後の書類準備開始
7月1日入社を目指す場合：
・前年12月末：COE申請完了
・前年11月：書類準備開始
審査が長引く主な原因
① 書類不備・追加資料請求：不完全な書類で申請すると、追加資料の請求が入り審査が止まります。一度の請求で数ヶ月延びることも珍しくありません。
② 申請件数の増加：在日外国人数は2024年に過去最高を記録。申請件数が急増したことで入管の処理キャパシティが限界に達しています。
③ 繁忙期（1〜3月）：4月入社の新卒COE申請が集中するため、1〜3月に申請すると通常より4〜6週間長くかかる傾向があります。
5. HR担当者がよくやる5つのミス
6. 自社申請 vs 行政書士に依頼——どちらが正解か
COE申請は会社が自分で行うことも、行政書士に代行依頼することもできます。どちらが適切かは、会社の状況によります。
- 書類不備による審査延長のリスク
- 職務内容説明書の書き方に専門知識が必要
- 追加資料請求への対応に時間と知識が必要
- HR担当者の工数が大幅に増加する
- 不許可になった場合の再申請戦略がわからない
- 書類不備を事前にチェックし審査通過率を高める
- 職務内容説明書を実務経験に基づいて作成
- 追加資料請求への対応を一括サポート
- HR担当者の工数を大幅削減
- 英語で直接外国人本人と連絡が取れる（VisaSHOGUNの特長）
7. 申請前の企業コンプライアンス確認リスト
COE申請前に、以下の項目をすべて確認してください。一つでも問題があると審査に悪影響を与えます。
- 健康保険・厚生年金に適正加入し、保険料の未払い・滞納がない
- 雇用保険・労災保険に適正加入している
- 法人税・消費税・源泉所得税に未払い・滞納がない
- 採用する外国人の業務内容が在留資格の活動範囲内である
- 給与が日本人と同等以上である（雇用契約書で明記）
- 雇用契約書に業務内容・報酬・勤務地が具体的に記載されている
- 書類の記載内容（会社名・給与・職種）がすべての書類で一致している
雇用契約書の給与と源泉徴収票の金額、登記事項証明書の会社名と申請書の記載が一文字でも違うと追加資料請求の対象になります。提出前に全書類の一致確認を必ず行ってください。
